Tietosuojaseloste markkinointirekisteristä

Rekisterinpitäjä

Reputation and Trust Analytics Oy (1099844-1) 
Keilaranta 1 
02150 Espoo
Suomi  

Reputation and Trust Analytics Sweden AB (559464-1895) 
Kungsgatan 9 
SE-111 43 Stockholm 
Ruotsi  

Yhtiöiden välinen vastuunjako: Reputation and Trust Analytics Oy vastaa Suomen markkinointiviestinnästä ja Reputation and Trust Analytics Sweden AB Ruotsin markkinointiviestinnästä. Yhtiöt käyttävät yhteistä teknistä alustaa (HubSpot).   

Rekisteritiedoista vastaava henkilö

Eila Lahti, tiedonkeruupäällikkö 
eila.lahti@reptrust.com

Rekisterin nimi

Reputation and Trust Analyticsin markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).  

Oikeutettu etu muodostuu B2B-markkinoinnista, myyntiviestinnästä ja asiakassuhteiden kehittämisestä, jotka kohdistuvat organisaatioiden edustajiin ja päätöksentekijöihin, joilla voidaan arvioida olevan ammatillinen intressi rekisterinpitäjän tarjoamiin maineen ja luottamuksen mittaus- ja analysointipalveluihin.  

Rekisterinpitäjä on arvioinut, että käsittely on oikeasuhteista eikä rekisteröidyn perusoikeuksien tai -vapauksien katsota syrjäyttävän rekisterinpitäjän oikeutettua etua, koska käsittely kohdistuu ensisijaisesti rekisteröityjen työrooliin liittyviin yhteystietoihin ja ammatilliseen viestintään.  

Rekisterin tietoja voidaan käyttää sähköpostitse, puhelimitse ja muilla tavanomaisilla yritysviestinnän tavoilla toteutettavaan markkinointiin, myyntiviestintään, asiakassuhteiden hoitamiseen sekä potentiaalisten asiakassuhteiden muodostamiseen.  

Rekisterinpitäjä voi käyttää analytiikka-, seuranta- ja asiakkuudenhallintatyökaluja, kuten HubSpot-palvelun tracking- ja analytiikkaominaisuuksia, sähköpostiviestinnän tehokkuuden mittaamiseen sekä markkinoinnin ja asiakasviestinnän kehittämiseen. 

Rekisterin tietosisältö

Tarkemmin kuvattuna henkilöistä kerätään seuraavia tietoja: 

  • nimi; 
  • sähköpostiosoite; 
  • puhelinnumero; 
  • organisaatio, tehtävänimike ja asema organisaatiossa; 
  • organisaation yhteystiedot; 
  • tiedot rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisestä viestinnästä ja yhteydenotoista; 
  • tiedot markkinointiluvista, -kielloista ja suostumuksista; 
  • tiedot tapahtumaosallistumisista, tapaamisista, verkkosivujen yhteydenotoista tai ladatuista materiaaleista; 
  • muut asiakkuuden, markkinoinnin tai liiketoimintayhteyden kannalta tarpeelliset tiedot. 

Säännönmukaiset tietolähteet


Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, julkisista yritys- ja yhteystietolähteistä, verkkosivujen lomakkeilta, tapahtumista, asiakastapaamisista, sosiaalisen median ammatillisista verkostoista (esim. LinkedIn) sekä kaupallisilta yhteystietopalveluiden tarjoajilta. Kerättävät tiedot liittyvät ensisijaisesti rekisteröityjen ammatilliseen rooliin ja työtehtäviin. Verkkopalveluissa käytetään Leadoo-palvelua liidien keräämiseen.

Rekisteritietojen suojauksen periaatteet ja luovutus eteenpäin


Pääsy tietoihin on niillä Reputation and Trust Analyticsin ja sen alihankkijoiden palveluksessa olevilla henkilöillä, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää tietojen käsittelyä. Tiedot on suojattu asianmukaisella tavalla: tietokoneet ja -järjestelmät on suojattu teknologisin ratkaisuin. Tietoja ei luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille.

Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käytämme uutiskirjeiden lähetyksessä MailChimp-palvelua ja tiedot saattavat MailChimp-palvelun sisällä siirtyä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. MailChimp-palvelun tietosuojasta tarkemmin: mailchimp.com/legal.

Henkilötiedot ovat MailChimpillä suojattuna henkilötietolain ja GDPR:n edellyttämällä tavalla. Voit milloin tahansa muokata tietojasi sähköpostissa saapuvan uutiskirjeen lopussa olevasta linkistä tai lopettaa uutiskirjeen tilauksen kirjeen lopussa olevasta linkistä. 

Reputation and Trust Analytics käyttää markkinatietorekisterin ylläpidossa HubSpot-palvelua. HubSpot voi käsitellä henkilötietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella, mukaan lukien Yhdysvalloissa. HubSpot-palvelussa ylläpidetään kohdassa 5 mainittuja käyttäjiä koskevia tietoja. HubSpot-yrityksen tietosuoja-asetuksiin voit tutustua yhtiön sivuilla: legal.hubspot.com/privacy-policy.

Markkinarekisterin tietoja voidaan käsitellä tekoälyavusteisesti osana asiakkuudenhallintaa, viestintää tai analysointia. Käytämme tähän tarkoitukseen Anthropic PBC:n Claude-palvelua sekä Microsoft Corporationin Copilot-palvelua yrityslisensseillä. Palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella, mukaan lukien Yhdysvalloissa. Käytettävät yrityslisenssit ja sopimusjärjestelyt on valittu siten, että palveluihin syötettyjä tietoja ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen palveluntarjoajan toimesta.Tekoälypalveluita käytetään ensisijaisesti henkilöstön työn tukena. Palveluntarjoajien tietosuoja-asetuksiin voit tutustua yhtiöiden sivuilla: Anthropic https://privacy.claude.com/ ja Microsoft: https://www.microsoft.com/privacy/privacystatement.    

Henkilötietojen siirrossa käytetään Euroopan komission hyväksymiä tietosuojan siirtomekanismeja, kuten EU–US Data Privacy Framework -järjestelyä (DPF) sekä tarvittaessa vakiosopimuslausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCC).   

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle muutoin kuin edellä kuvattujen palveluiden käytön yhteydessä. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;  
  • tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu;  
  • vaatia epätarkan, puutteellisen tai virheellisen henkilötiedon oikaisua tai täydentämistä;  
  • vaatia henkilötietojensa poistamista niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely ei perustu sopimussuhteeseen, lakisääteiseen velvoitteeseen tai muuhun soveltuvaan käsittelyperusteeseen;  
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artikla), mukaan lukien oikeus vastustaa suoramarkkinointia;  
  • tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto ja Ruotsissa Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö sähköpostitse tai kirjallisesti yhtiön toimipaikkaan. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Tietojen säilytysaika

Rekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

Uutiskirjeen tai muun markkinointiviestinnän tilauksen peruuttaneet henkilöt poistetaan aktiivisesta markkinointiviestinnästä ilman aiheetonta viivytystä. 

Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää rajoitetusti markkinointikieltojen toteuttamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. 

Rekisterin tietoja poistetaan säännönmukaisesti esimerkiksi seuraavissa tilanteissa: 

  • rekisteröity pyytää tietojensa poistamista;  
  • yhteystiedot todetaan virheellisiksi tai viestintä palautuu toistuvasti toimittamattomana;  
  • rekisteröity ei ole reagoinut viestintään eikä asiakkuuteen tai liiketoimintasuhteeseen ole liittynyt aktiivisuutta viiden vuoden aikana;  
  • henkilötietojen säilyttämiselle ei enää ole liiketoiminnallista tai lakisääteistä perustetta.  

Rekisterin tietojen ajantasaisuutta ja tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti osana normaalia liiketoiminta- ja markkinointitoimintaa. 

Tietojen poistaminen

Rekisteritietoja voidaan poistaa henkilön pyynnöstä. Pyynnön voi tehdä alla olevaan sähköpostiosoitteeseen tai kirjallisesti yhtiön toimipaikkaan. 

Mikäli haluat poistua markkinointirekisteristämme, lähetä pyyntö osoitteeseen: tutkimus@reptrust.com.

Muutokset tähän selosteeseen

Reputation and Trust Analytics voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Reputation and Trust Analytics suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 17.6.2026.