Webinaarien ja tapahtumien tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjä

Reputation and Trust Analytics Oy (1099844-1) 
Keilaranta 1
02150 Espoo
Suomi

Reputation and Trust Analytics Sweden AB (559464-1895)
Kungsgatan 9
SE-111 43 Stockholm 
Ruotsi

Yhtiöiden välinen vastuunjako: Reputation and Trust Analytics Oy vastaa Suomen tapahtumista ja Reputation and Trust Analytics Sweden AB Ruotsin tapahtumista.   

Rekisteritiedoista vastaava henkilö

Eila Lahti, tiedonkeruupäällikkö 
eila.lahti@reptrust.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste 

Henkilötietoja käsitellään Reputation and Trust Analyticsin järjestämien tapahtumien (kuten webinaarien, seminaarien, koulutusten ja muiden tilaisuuksien) suunnittelua, toteutusta, hallinnointia sekä niistä viestimistä varten.

Henkilötietojen käsittely perustuu Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja f alakohdan mukaisesti:

  • rekisteröidyn antamaan suostumukseen sekä  
  • rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun järjestää, kehittää ja markkinoida tapahtumatoimintaa. 

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, joita ovat: 

  • tapahtuman ja siihen liittyvien järjestelyjen toteuttaminen;  
  • osallistujaviestintä ja tapahtumasta tiedottaminen;  
  • ilmoittautumisten hallinta;  
  • erityistarpeiden huomioiminen tapahtuman toteutuksessa;  
  • palautteen kerääminen ja tapahtumien kehittäminen;  
  • tapahtuman jälkiviestintä;  
  • vastaavien tapahtumien markkinointi. 

Tietolähteet ja tietosisältö

SääHenkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään ilmoittautumisen yhteydessä verkkolomakkeella. Tietoja voidaan täydentää tai päivittää myös sähköpostitse, puhelimitse tai muussa yhteydenpidossa annettujen tietojen perusteella.  

Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja: 

  • nimi;  
  • sähköpostiosoite;  
  • puhelinnumero (tarvittaessa);  
  • organisaation nimi;  
  • tehtävänimike / asema;  
  • mahdolliset erityistarpeet tapahtuman järjestämiseksi;  
  • ilmoittautumis- ja osallistumistiedot;  
  • tapahtumaan liittyvä viestintä ja yhteydenpito.  

Ilmoittautumisen yhteydessä henkilö voi halutessaan tilata uutiskirjeen tai markkinointiviestinnän.

Tapahtumien toteutus ja tallentaminen


Tapahtumat voidaan järjestää joko verkkopohjaisesti (esim. Microsoft Teams -alustalla) tai fyysisinä tilaisuuksina. 

Verkkotapahtumat voidaan tallentaa Reputation and Trust Analyticsin sisäiseen käyttöön, kuten jälkiviestintään, koulutustarkoituksiin ja laadunvarmistukseen. Tallennus voi sisältää myös chat-keskustelun. 

Osallistujille ilmoitetaan tallentamisesta etukäteen ja tarvittaessa myös itse tapahtuman aikana. 

Microsoft toimii henkilötietojen käsittelijänä verkkotapahtumien teknisen toteutuksen osalta. Kun kokouksen tallennus aloitetaan, Microsoft Teams näyttää ilmoituksen kaikille osallistujille Teamsin työpöytä-, verkko- ja mobiilisovelluksissa sekä puhelimella liittyneille osallistujille.

Tietojen käsittely ja luovutukset


Henkilötietoihin on pääsy vain niillä Reputation and Trust Analyticsin työntekijöillä sekä mahdollisilla alihankkijoilla, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä. 

Tietoja voidaan käsitellä myös Reputation and Trust Analyticsin käyttämissä järjestelmissä, kuten asiakkuudenhallinta- ja tapahtumahallintajärjestelmissä. Yhtiöt käyttävät yhteistä teknistä alustaa (HubSpot).     

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointitarkoituksiin ilman erillistä perustetta tai suostumusta. 

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli käytettävät palveluntarjoajat käsittelevät tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolella, siirroissa käytetään Euroopan komission hyväksymiä siirtomekanismeja, kuten EU–US Data Privacy Framework -järjestelyä (DPF) tai vakiosopimuslausekkeita (SCC).

Henkilötietojen säilytysaika


Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tapahtuman järjestämiseksi, jälkiviestinnän toteuttamiseksi sekä toiminnan kehittämiseksi. 

Uutiskirjeen ja markkinointiviestinnän osalta tietoja säilytetään, kunnes rekisteröity peruuttaa tilauksen tai vastustaa käsittelyä. 

Tapahtumien tallenteita säilytetään enintään kaksitoista kuukautta, ellei pidempi säilytys ole perusteltua koulutus-, dokumentointi- tai liiketoimintatarpeen vuoksi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus: 

  • saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin;  
  • pyytää tietojen oikaisua tai poistamista;  
  • pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä;  
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;  
  • peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen;  
  • tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että tietosuojalainsäädäntöä on rikottu.  

Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto. 

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty 22.6.2026.