Tietosuojaseloste asiakasrekisteristä

Tutkimuksen rekisterinpitäjät

Reputation and Trust Analytics Oy (1099844-1)
Keilaranta 1
02150 Espoo
Suomi

Reputation and Trust Analytics Sweden AB (559464-1895)
Kungsgatan 9
SE-111 43 Stockholm
Ruotsi

Yhtiöiden välinen vastuunjako: Reputation and Trust Analytics Oy vastaa suomalaisten asiakkuuksien hoidosta ja Reputation and Trust Analytics Sweden AB ruotsalaisten asiakkuuksien hoidosta. Yhtiöt käyttävät yhteistä teknistä alustaa (HubSpot).

Rekisteritiedoista vastaava henkilö

Eila Lahti, tiedonkeruupäällikkö
eila.lahti@reptrust.com

Rekisterin nimi

Reputation and Trust Analyticsin asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu Reputation and Trust Analyticsin oikeutettuun etuun. Asiakkaista kerättyjä tietoa käytetään asiakkuussuhteiden hoitamiseen ja markkinointiin.

Rekisterinpitäjä voi käyttää analytiikka-, seuranta- ja asiakkuudenhallintatyökaluja, kuten HubSpot-palvelun tracking- ja analytiikkaominaisuuksia, sähköpostiviestinnän tehokkuuden mittaamiseen sekä markkinoinnin ja asiakasviestinnän kehittämiseen.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaista kerätään asiakkuuden hoitoon ja markkinointiin tarvittavia tietoja, kuten yhteyshenkilöiden nimi- ja yhteystietoja sekä tilaus- ja laskutustietoja.

Tarkemmin kuvattuna asiakkaista ja heidän yhteyshenkilöistään kerätään seuraavia tietoja:

nimi;
sähköpostiosoite;
puhelinnumero;
tehtävänimike, asema ja rooli organisaatiossa;
organisaation nimi ja muut organisaatiotiedot;
Y-tunnus / organisationsnummer (Org.nr);
organisaation laskutus- ja yhteystiedot;
tilausta, sopimuksia ja palveluiden käyttöä koskevat tiedot;
tarjous-, tilaus- ja toimitustiedot;
laskutus- ja maksutiedot;
asiakkuuden hoitoon liittyvät yhteydenotot, viestintä ja asiakaspalvelutapahtumat;
asiakkuudenhallintaan ja palveluiden tuottamiseen liittyvät muistiinpanot;
mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja –kiellot:
muut asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Lisäksi asiakkaiden yhteystietoja kerätään markkinointirekisteriin, johon tallennetaan yritys- ja yhteyshenkilötietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin sisältämiä yhteys- ja asiakkuustietoja kerätään asiakassuhteen syntymisen yhteydessä ja asiakassuhteen aikana. Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi verkkosivujen lomakkeiden, yhteydenottojen, asiakastapaamisten, tapahtumien, tilausten ja muun asioinnin yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä, organisaatioiden verkkosivuilta, ammatillisista verkostoista, kuten LinkedInistä, sekä kaupallisilta yritys- ja yhteystietopalveluiden tarjoajilta. Kerättävät tiedot liittyvät ensisijaisesti rekisteröityjen ammatilliseen rooliin ja työtehtäviin.

Rekisteritietojen suojauksen periaatteet ja luovutus eteenpäin

Pääsy tietoihin on niillä Reputation and Trust Analyticsin ja tytäryhtiöiden sekä asiakassuhteen hoitamiseen tarvittavien alihankkijoiden (mm. kirjanpito, laskutus, postitus, jne.) palveluksessa olevilla henkilöillä, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää tietojen käsittelyä.

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tiedot on suojattu asianmukaisella tavalla: tietokoneet ja -järjestelmät on suojattu teknologisin ratkaisuin. Tietoja ei luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille.

Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Reputation and Trust Analytics käyttää asiakastietorekisterin ylläpidossa HubSpot-palvelua. HubSpot voi käsitellä henkilötietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella, mukaan lukien Yhdysvalloissa. HubSpot-palvelussa ylläpidetään kohdassa 5 mainittuja käyttäjiä koskevia tietoja. HubSpot-yrityksen tietosuoja-asetuksiin voit tutustua yhtiön sivuilla: legal.hubspot.com/privacy-policy.

Asiakasrekisterin tietoja voidaan käsitellä tekoälyavusteisesti osana asiakkuudenhallintaa, viestintää tai analysointia. Käytämme tähän tarkoitukseen Anthropic PBC:n Claude-palvelua sekä Microsoft Corporationin Copilot-palvelua yrityslisensseillä. Palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella, mukaan lukien Yhdysvalloissa. Käytettävät yrityslisenssit ja sopimusjärjestelyt on valittu siten, että palveluihin syötettyjä tietoja ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen palveluntarjoajan toimesta.Tekoälypalveluita käytetään ensisijaisesti henkilöstön työn tukena eikä itsenäiseen asiakkaita koskevaan päätöksentekoon. Palveluntarjoajien tietosuoja-asetuksiin voit tutustua yhtiöiden sivuilla: Anthropic https://privacy.claude.com/ ja Microsoft: https://www.microsoft.com/privacy/privacystatement.

Henkilötietojen siirrossa käytetään Euroopan komission hyväksymiä tietosuojan siirtomekanismeja, kuten EU–US Data Privacy Framework -järjestelyä (DPF) sekä tarvittaessa vakiosopimuslausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCC).

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle muutoin kuin edellä kuvattujen palveluiden käytön yhteydessä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu;
vaatia epätarkan, puutteellisen tai virheellisen henkilötiedon oikaisua tai täydentämistä;
vaatia henkilötietojensa poistamista niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely ei perustu sopimussuhteeseen, lakisääteiseen velvoitteeseen tai muuhun soveltuvaan käsittelyperusteeseen;
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artikla), mukaan lukien oikeus vastustaa suoramarkkinointia;
tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto ja Ruotsissa Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö sähköpostitse tai kirjallisesti yhtiön toimipaikkaan. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa ja sen jälkeen vain niin kauan kuin säilyttäminen on tarpeen sopimusvelvoitteiden, lakisääteisten velvoitteiden tai muiden perusteltujen käsittelytarpeiden vuoksi. Tietoja poistetaan säännönmukaisesti, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole laillista perustetta.

Tietojen poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja markkinointirekisteriä varten. Tällainen kielto voidaan milloin tahansa antaa sähköpostiosoitteeseen tutkimus@reptrust.com tai kirjallisesti yhtiön toimipaikkaan.

Rekisteritietoja voidaan poistaa henkilön pyynnöstä niiltä osin kuin niiden säilyttäminen ei perustu sopimussuhteeseen tai lakisääteiseen velvoitteeseen. Pyynnön voi tehdä sähköpostiosoitteeseen tutkimus@reptrust.com tai kirjallisesti yhtiön toimipaikkaan.

Muutokset tähän selosteeseen

Reputation and Trust Analytics voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Reputation and Trust Analytics suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 17.6.2026.